Vizuális támogatás a lean szemléletben

2021-04-20 12:11:26

Világunkban kiemelkedő szerep jut a vizuális kommunikációnak, tulajdonképpen már ebbe növünk bele. Már a gyerekeket is vizualizációval segítjük abban, hogy könnyen átlássák a feladataikat vagy a várható napirendet.

Egy többtagú családnál – például – nem is képzelhető el máshogy a hatékony logisztika, mint könnyen áttekinthető táblázatok segítségével. A sok feladat és esemény ezáltal átláthatóvá válik, ez pedig családok tucatjainak könnyíti meg a mindennapjait.

Az oktatási intézmények és a munkahelyek is alkalmaznak vizuális eszközöket, módszereket. Amikor elkezdünk valamit vizualizálni, az az ideális, ha pontosan tudjuk, hogy milyen hatásfokkal, milyen eredmények elérése érdekében szeretnénk ezt a módszert alkalmazni. Fontos, hogy reális és számszerűsített célokat tűzzünk ki magunk elé.

Hatékony vizuális menedzsment
A lean projektek során is alkalmazzák a vizuális eszközöket. Fontos, hogy tudjuk, a megjelenítés abban segít, hogy felhívja a figyelmünket az eltérésre, hogy mielőbb kijavíthassuk azt, ami láthatóvá válik általa. A vizuális menedzsment eszközeivel észrevehetünk a munkafolyamatban olyan pontokat, tényezőket is, amelyek nélküle csak lassan tárulnak fel, nehezen észrevehetőek, így sokszor megoldatlanok maradnak.

Miután a hibát felfedeztük, fontos, hogy a megfelelő helyre történjen a hibáról való visszacsatolás. Minden érintett területhez el kell juttatni ugyanazokat az információkat. Például a gyártási hibákról készült feljegyzések esetén érdemes maguknak a dolgozóknak is visszajelzést adni, de a mérnökséghez is el kell jutniuk az információknak.

Ha a dolgozó – például – egy termelési táblára vezeti fel az előforduló hibákat, amiket műszakonként megbeszélnek az érintett munkatársakkal, akkor könnyen kiderülhet, hogy akár több hiba ugyanahhoz az okhoz vezethető vissza, s akár az is, hogy az adott problémát igen könnyű orvosolni, esetleg már létezik rá megoldás.

Ezek a többletinformációk pedig segítik a menedzsmentet abban, hogy a valódi problémát oldják meg, és ne az egyes, az adott okból következő, igencsak szerteágazó tüneteket próbálják meg kezelni.

A sikeres problémakezelés motiválni fogja az alkalmazottakat is, hiszen ha konkrét, kézzelfogható és eredményes támogatást kapnak, akkor úgy érezhetik, hogy sikeresebbé, és ennek következtében elkötelezettebbé is válnak.

Negatív hatások, ha rosszul használjuk
Ha, például, minden egyes dolgozót megkérnek arra, hogy gyűjtse össze és jelezze az általa megtalált hibákat, de a menedzsment erre nem tud megfelelő választ kínálni, és nem oldja meg azokat, akkor a lista egy idő után elkezd rövidülni, mivel elvesztik az alkalmazottak a motivációjukat, s nem jelezik többé az előforduló hibákat.

Egy esetleges második próbálkozásnál már valószínű, hogy sokkal nehezebb lesz bevonni őket a problémamegoldó folyamatba. Ugyanígy negatív hatást fogunk elérni, ha olyan célokat tűzünk ki, amik irreálisak, vagy éppen félreérthetőek. (x)